Rekompensata 40/70/100 € i nota obciążeniowa — koszty windykacji pokrywa dłużnik

Gdy kontrahent nie zapłacił w terminie, możesz odzyskać od niego nie tylko dług i odsetki, ale też rekompensatę za koszty odzyskiwania należności — 40, 70 albo 100 euro — a ponad nią również rzeczywiste koszty windykacji, w tym prowizję firmy windykacyjnej. To dlatego dobrze poprowadzona sprawa sprawia, że koszt odzyskania długu ostatecznie ponosi dłużnik, a nie Ty.

Poniżej: ile dokładnie wynosi rekompensata, od kiedy przysługuje, jak przerzucić na dłużnika koszty windykacji ponad nią i dlaczego dokumentacja działań jest tu kluczowa.

01Czym jest rekompensata 40/70/100 €

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności to uprawnienie z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dawniej: ustawy o terminach zapłaty). Mówiąc prosto: jeśli kontrahent-przedsiębiorca spóźnia się z zapłatą faktury, należy Ci się od niego stała, zryczałtowana kwota — jako zwrot za to, że w ogóle musisz zajmować się odzyskiwaniem pieniędzy.

Najważniejsze: ta kwota przysługuje automatycznie i bez udowadniania. Nie musisz wykazywać, że faktycznie poniosłeś jakieś koszty, ani wysyłać osobnego wezwania — prawo do rekompensaty powstaje z chwilą, gdy nabywasz prawo do odsetek za opóźnienie, czyli już od pierwszego dnia zwłoki.

02Ile dokładnie i od kiedy

Wysokość zależy od wartości pojedynczego świadczenia (faktury):

• 40 euro — gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł,
• 70 euro — gdy świadczenie wynosi od 5 000 zł do 50 000 zł,
• 100 euro — gdy świadczenie wynosi 50 000 zł lub więcej.

Kwotę w euro przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym roszczenie stało się wymagalne. Istotny szczegół: rekompensata należy się od każdej opóźnionej transakcji osobno — jeśli dłużnik zalega z pięcioma fakturami, liczysz pięć rekompensat, a nie jedną.

03Koszty windykacji ponad rekompensatę — tu leży cały model

Rekompensata to dopiero początek. Ten sam przepis (art. 10 ust. 2) daje wierzycielowi prawo do zwrotu rzeczywistych kosztów odzyskiwania należności przewyższających kwotę rekompensaty — w uzasadnionej wysokości. W praktyce oznacza to, że koszt zlecenia sprawy na zewnątrz, w tym prowizja, którą płacisz firmie windykacyjnej po odzyskaniu, może obciążyć dłużnika, a nie Ciebie.

To właśnie dlatego mówimy, że w dobrze poprowadzonej sprawie koszt windykacji ostatecznie pokrywa dłużnik. Ty odzyskujesz należność główną, a rekompensata i uzasadnione koszty odzyskiwania idą „na jego rachunek”. W windykacji polubownej rozliczamy się w modelu Success Fee — płacisz prowizję dopiero od odzyskanej kwoty — a tę prowizję można ująć jako koszt odzyskiwania obciążający dłużnika.

04Warunek: koszty trzeba udokumentować — i tu robimy to za Ciebie

Jest jeden warunek: koszty odzyskiwania ponad rekompensatę muszą być uzasadnione i udokumentowane. Sama rekompensata 40/70/100 € jest automatyczna, ale żeby dochodzić kosztów ponad nią (w tym prowizji), potrzebujesz dowodu ich poniesienia i wykazania podjętych działań. To najsłabszy punkt, na którym wiele firm rezygnuje — bo „nie ma jak tego udokumentować”.

Uczciwie: udokumentowany koszt to nie to samo co gwarancja stuprocentowego zwrotu — przy sporze sądowym to sąd ocenia „uzasadnioną wysokość” kosztów. Ale różnica jest zasadnicza: z pełną dokumentacją masz czym dochodzić tych kosztów, zamiast odpuszczać je na starcie.

05Nota obciążeniowa — jak przerzucić koszt na dłużnika

Narzędziem, którym obciążasz dłużnika rekompensatą i kosztami odzyskiwania, jest nota obciążeniowa (nota księgowa). Kilka zasad, żeby zrobić to poprawnie:

• Nota to nie faktura — rekompensata nie jest wynagrodzeniem za usługę, więc nie podlega VAT i nie wystawia się jej z VAT.
• Nota powinna wskazywać dłużnika, wierzyciela, tytuł (rekompensata za koszty odzyskiwania należności / koszty odzyskiwania ponad rekompensatę), kwotę i termin zapłaty.
• Rekompensaty nie można się skutecznie zrzec w umowie — postanowienie wyłączające lub ograniczające to prawo jest z mocy ustawy nieważne.

Jeśli dłużnik mimo noty nie płaci, rekompensata i uzasadnione koszty odzyskiwania mogą być dochodzone na drodze sądowej razem z należnością główną i odsetkami.

06O czym pamiętać

• Rekompensata też się przedawnia — jako roszczenie związane z działalnością gospodarczą, po 3 latach. Nie odkładaj sprawy w nieskończoność — więcej w poradniku o przedawnieniu faktur B2B.
• Liczy się od każdej faktury — przy wielu zaległych transakcjach każda daje osobną rekompensatę.
• Dokumentacja od pierwszego dnia — im wcześniej sprawa jest prowadzona profesjonalnie, tym mocniejszy materiał do dochodzenia kosztów. Pełny plan działania opisaliśmy tu: kontrahent nie płaci faktury — co zrobić krok po kroku.

✅Podsumowanie

• Rekompensata 40/70/100 € — automatyczna, bez wezwania i bez udowadniania, od każdej opóźnionej faktury.
• Koszty windykacji ponad rekompensatę (w tym prowizja) — możesz przerzucić na dłużnika (art. 10 ust. 2), o ile są uzasadnione i udokumentowane.
• Nota obciążeniowa — bez VAT; rekompensaty nie da się zrzec w umowie.
• Dokumentacja to warunek dochodzenia kosztów — zlecając sprawę nam, masz ją gotową, bo dokumentujemy każde działanie i rozliczamy prowizję fakturą.

Chcesz odzyskać dług tak, żeby koszt poniósł dłużnik? Prześlij nam sprawę — bezpłatnie ocenimy szanse odzysku i od razu prowadzimy ją udokumentowanie, żebyś mógł obciążyć dłużnika rekompensatą i kosztami windykacji.