Jak sprawdzić wypłacalność kontrahenta w 15 minut

01KRS — pierwszy krok dla spółek

Krajowy Rejestr Sądowy zawiera wszystkie spółki prawa handlowego (z o.o., S.A., komandytowe). Bezpłatnie dostaniesz:

• Dane rejestrowe (NIP, REGON, adres)
• Zarząd, prokurenci, wspólnicy
• Kapitał zakładowy
• Dział 4 — postępowania (układowe, upadłościowe, restrukturyzacyjne)
• Sprawozdania finansowe (od kilku lat)

Adres: ekrs.ms.gov.pl. Wpisujesz NIP lub numer KRS. Czas: 2 minuty.

Co sprawdzić: czy nie ma postępowań w dziale 4, czy zarząd nie zmieniał się 3+ razy ostatnio, czy są aktualne sprawozdania.

02CEIDG — dla JDG (jednoosobowych firm)

Jeśli kontrahent to osoba fizyczna prowadząca działalność (NIP zaczyna się od cyfr, brak KRS), sprawdzasz w CEIDG.

Informacje publiczne:

• Imię, nazwisko, NIP, REGON
• Adres działalności
• Status: aktywna / zawieszona / wykreślona
• Data rozpoczęcia działalności
• Kody PKD (zakres działalności)

Czerwone flagi: działalność <6 miesięcy, częste zawieszanie/wznawianie, kody PKD niezgodne z deklarowaną branżą.

03KRD — Krajowy Rejestr Długów

KRD to największa baza dłużników w Polsce. Bezpłatna wyszukiwarka:

• wyszukiwarka-krd.pl — wpisujesz NIP, dostajesz informację CZY firma jest w KRD
• Płatnie (od 30 zł): raport ze szczegółami — kto dopisał, jaka kwota, od kiedy

Sygnał ostrzegawczy:

• Pojedyncze wpisy <5 000 zł — może być zwykłe nieporozumienie
• Wiele wpisów łącznie >30 000 zł — systemowy problem płatniczy
• Wpisy od kilku różnych wierzycieli — bardzo czerwona flaga

04BIG InfoMonitor — alternatywa dla KRD

BIG InfoMonitor to drugie największe biuro informacji gospodarczej. Działa podobnie do KRD:

• Wyszukiwarka pojedyncza — bezpłatna (status: jest / nie ma wpisów)
• Pełny raport — 25-50 zł

Najlepsza praktyka: sprawdź obie bazy. KRD i BIG nie wymieniają się danymi — firma może być w jednej a nie w drugiej.

05Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

To osobny rejestr w Krajowym Rejestrze Sądowym (dział 4 KRS). Zawiera firmy:

• Wobec których prowadzono postępowanie upadłościowe
• Z zaległościami stwierdzonymi tytułem wykonawczym
• Wpisane na wniosek wierzyciela (gdy egzekucja umorzona z powodu bezskuteczności)

Wpis w RDN to najpoważniejsza czerwona flaga — firma faktycznie nie zapłaciła komuś nawet po wyroku.

06Sprawdzanie sprawozdań finansowych

Spółki obowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych publikują je w KRS. Co czytać:

• Przychody netto: czy rosną/spadają? Spadek >30% rok do roku = ryzyko
• Wynik finansowy: strata 2+ lata z rzędu = ryzyko niewypłacalności
• Kapitał własny: ujemny = firma technicznie bankrut
• Wskaźnik bieżącej płynności: aktywa obrotowe / zobowiązania krótkoterminowe. Powinien być >1.0
• Zadłużenie: zobowiązania / aktywa. Powinno być <0.7

Sprawozdań NIE publikują JDG i spółki zwolnione (małe). Tam można polegać tylko na deklaracjach + KRD.

07Czerwone flagi — checklista

Skreślaj kontrahenta jeśli:

• ☑️ Wpis w KRD/BIG na >30 000 zł
• ☑️ Postępowanie upadłościowe / restrukturyzacyjne w toku
• ☑️ Brak sprawozdania finansowego 2+ lata
• ☑️ Strata netto 2+ lata z rzędu
• ☑️ Kapitał własny ujemny
• ☑️ Adres tylko biuro wirtualne, brak fizycznej siedziby
• ☑️ Częste zmiany zarządu (3+ razy w 12 m-cy)
• ☑️ Działalność <12 miesięcy + duża wartość zamówienia

Jedna flaga = wymagaj przedpłaty 50%. Dwie flagi = wymagaj przedpłaty 100% lub odmów współpracy.

08Płatne narzędzia profesjonalne

Gdy stoi za zamówieniem duża kwota (>100 000 zł), warto zainwestować w pełen raport:

• Bisnode — 50-300 zł, bazy międzynarodowe, scoring 0-100
• Coface — 100-300 zł, specjalność: ubezpieczanie należności
• EulerHermes — podobnie, mocna sieć międzynarodowa
• Dun & Bradstreet — globalna baza D-U-N-S, USA i Azja

Raport zawiera scoring, rekomendację maksymalnego kredytu kupieckiego, historię płatniczą, prognozy. Dla powtarzających się kontrahentów warto subskrypcję monitorowania zmian.